Obecna sytuacja na świecie powoduje, że drastycznie zmieniają się zachowania i trendy w sektorach B2B oraz B2C w ujęciu lokalnym oraz globalnym. Firmy dywersyfikują swoją działalność i na dużą skalę przełączają się z offline na online, niejednokrotnie dostarczając nowych wartości i rozwiązań. Jednym z ważnych aspektów prowadzenia biznesu, zwłaszcza w niestabilnych czasach, jest elastyczność oraz dywersyfikacja. Warto zastanowić się nad zbudowaniem biznesu, który bazuje na kilku źródłach przychodu lub trafia do kilku różnych rynków docelowych. Wiele firm decyduje się właśnie teraz na ekspansję na rynki zagraniczne, dlatego też warto się do tego odpowiednio przygotować i być świadomym pułapek, które na nas czyhają.
Zacznijmy może od tego, dlaczego warto otworzyć firmę w Niemczech? Powodów może być wiele, często jest to kwestia danej branży i zapotrzebowania na dany produkt, ale jest też kilka generalnych aspektów, którymi cechuje się rynek naszego zachodniego sąsiada, m.in.
- jest to silny i duży rynek, z kilkakrotnie wyższą siłą nabywczą; jest to także optymalny punkt wyjścia na inne rynki eksportowe (także o wymiarze globalnym)
- bliskość geograficzna oraz podobieństwo kulturowe, co ułatwia nam sprawne rozpoczęcie i prowadzenie biznesu oraz oszczędność kosztów logistycznych
- dobra sieć infrastruktury
- klient niemiecki jest często wymagającym klientem, ale też lojalnym (często o chęci zakupu nie decyduje tylko cena, ale przede wszystkim jakość, stosunek jakości do ceny oraz inne walory produktu; a będąc zadowolonym z naszych usług/produktu, klient wiąże się z nami dłuższy czas)
- polska jakość jest coraz lepiej postrzegana oraz doceniana przez niemieckich klientów, zwłaszcza biznesowych – co ułatwia nam możliwość łatwiejszego nawiązania współpracy na dłuższy czas
Ekspansja na rynek oraz klasyczne formy działalności – Gewerbe i UG/GmbH – czym się charakteryzują, jak przebiega rejestracja
W wyborze odpowiedniej formy przyszłej działalności trzeba wziąć pod uwagę, że wszystkie formy mają swoje wady i zalety, które trzeba dobrze przemyśleć, aby zdecydować, która będzie dla nas odpowiedniejsza. Wybór najlepszej dla nas formy działalności to sprawa mocno indywidualna, na którą wpływ ma wiele czynników - poszczególne formy działalności różnią się między sobą na przykład sposobem rejestracji, wymaganym kapitałem, aspektami formalno-prawnymi czy też wymogami w kwestii księgowości. Czasami też, wraz z upływem czasu czy rozwoju firmy, może się okazać, że forma, która była da nas wcześniej najodpowiedniejsza, nie sprawdza się w obecnej sytuacji i należy przemyśleć ewentualne przekształcenie firmy. Na pewno warto planować w aspekcie długoterminowym i dobrze przemyśleć ten wybór, bo dobre przygotowanie i dobry start są podstawami sukcesu.
Dwoma popularnymi formami, wybieranymi przez zagraniczne podmioty w procesie ekspansji na rynek niemiecki, jest jednoosobowa działalność gospodarcza (Gewerbe) oraz spółka z o.o. (GmbH lub wersja Mini GmbH-UG).
Jednoosobowa działalność gospodarcza
W celu zgłoszenia własnej działalności gospodarczej, należy wypełnić odpowiedni wniosek (Gewerbeanmeldung) – można to zrobić w Urzędzie ds. Gospodarki (Gewerbeamt) lub online (np. w Berlinie na stronie Service.Berlin.de) oraz dokonać opłaty meldunkowej (koszt rejestracji waha się od ok. 15€ do 60€ w zależności od landu). W formularzu należy m.in. podać dane dotyczące firmy, własnej osoby, rodzaj wykonywanej działalności oraz konieczne jest okazanie ważnego dowodu osobistego lub paszportu. Po dokonaniu rejestracji, przedsiębiorca otrzymuje od urzędu potwierdzenie, a informacja o zarejestrowanej działalności gospodarczej zostaje automatycznie przekazana do Urzędu Skarbowego, po czym urząd przesyła konieczne do wypełnienia formularze w celu uzyskania numeru identyfikacji podatkowej.
Proces zakładania spółki GmbH
Proces zakładania spółki GmbH jest procesem bardziej kompleksowym i można go podzielić na poszczególne etapy:
- wewnętrzne ustalenia dotyczące przyszłej spółki: ustalenie podstawowych danych, takich jak nazwa spółki, jej siedziba, przedmiot działalności, wybór prezesa (zarządu), ustalenia dotyczące finansów, zatrudnienia pracowników, sprawdzenie, czy nasza działalność nie wymaga specjalnego pozwolenia
- akt notarialny założenia spółki i podpisanie wniosku o wpis do rejestru handlowego
- otwarcie rachunku bankowego oraz wniesienie kapitału początkowego (jest to możliwe dopiero po spisaniu notarialnym umowy spółki)
- przedłożenie notariuszowi dowodu wpłaty kapitału zakładowego, po czym notariusz składa wniosek o wpis do właściwego rejestru handlowego
- wezwanie przez właściwy sąd rejestrowy do opłaty zaliczki na poczet kosztów sądowych (w niektórych regionach rachunek przychodzi dopiero po wpisie do rejestru)
- wpisanie spółki GmbH do rejestru handlowego oraz wydanie obwieszczenia o wpisie
Pozostałe czynności związane z procesem zakładania spółki na terenie Niemiec:
- zameldowanie działalności gospodarczej w urzędzie ds. gospodarczych (Gewerbeanmeldung)
- rejestracja w urzędzie skarbowym w celu uzyskania numeru podatkowego NIP oraz rejestracja do europejskiego numeru VAT
Zakładanie spółki UG przebiega praktycznie na tych samych zasadach, co spółki GmbH, jednak zasadniczą różnicą jest wysokość wymaganego kapitału zakładowego – w przypadku spółki UG wystarczy tylko 1€ na jednego udziałowca. Innym korzystnym aspektem takiego rozwiązania jest możliwość zredukowania kosztów notarialnych, jeżeli przyszły członek zarządu i jednocześnie wspólnik zdecyduje się na standardową wersję aktu założycielskiego
Przy zakładaniu spółki UG/GmbH należy liczyć się z kosztami notarialnymi (kilkaset euro) oraz sądowymi (ok 100-200€) za wpis do KRS
A co z podatkami?
Prowadzący Gewerbe są zobowiązani do płacenia podatku dochodowego od osób fizycznych (niem. Einkommensteuer, 14% - 42/45% plus podatek koscielny/Solidaritätszuschlag)
Podmioty prowadzące działalność gospodarczą na terenie Niemiec są zobowiązane do płacenia specjalnego podatku od prowadzenia działalności (niem. Gewerbesteuer) – jego wysokość ustalają gminy i waha się pomiędzy 7% a 31,5 %. Prowadzący Gewerbe jako jednoosobowa działaność gospodarcza (Einzelunternehmer) lub spółka osobowa (Personengesellschaft), są zobowiązani do płacenia tego podatku od kwoty 24 500 €.
Ponadto prowadząc firmę powinniśmy się zarejestrować do VAT i odprowadzać podatek obrotowy (niem. Umsatzsteuer 7 % / 19 %, od lipca 2020 redukcja na 5% / 16%). Zwolnieni z VAT są przedsiębiorcy prowadzący działalność opartą na zasadach dla małej działalności gospodarczej (roczny obrót dla tego typu działalności nie może 22.000 EUR oraz 50.000 EUR w kolejnym roku podatkowym).
W przypadku spółek kapitałowych należy odprowadzać podatek kapitałowy od osób prawnych (niem. Körperschaftsteuer – 15% z zysku). Poza tym naliczana jest dopłata solidarnościowa w wysokości 5,50%, obliczana na podstawie wysokości podatku dochodowego (prawdopodobnie do 2021 r.)
I na koniec kilka wskazówek... czyli 10 najczęściej popełnianych błędów, których warto unikać
- Brak strategii działania, w tym analizy rynku (m.in. zapotrzebowanie na produkt, ceny rynkowe, konkurencja) i określenia klienta docelowego
- Wybranie nieodpowiedniej formy prawnej do profilu/rozmiaru naszej działalności
- Pominięcie sprawdzenie nazwy firmy przed jej rejestracją (może skutkować cofnięciem wniosku o wpis do KRS)
- Pominięcie zweryfikowania przedmiotu działalności pod kątem prawnym (niektóre zawody czy branżę wymagają licencji, pozwoleń, uznania kwalifikacji itd.)
- Pominięcie innych ważnych kwestii prawnych, takich jak np. obowiązujace zasady RODO, posiadanie umowy licencyjnej z dualnym systemem odbioru i odzysku przy wprowadzaniu opakowań na rynek niemiecki lub posiadanie ubezpieczenia, jeśli jest wymagane
- Bariera językowa, brak osoby kontaktowej na rynek niemiecki lub współpraca z kiepskim tłumaczem - odpowiednia, sprawna komunikacja, najlepiej w języku ojczystym naszego odbiorcy, to kwestia nadrzędna
- Strona internetowa zawierającą błędy (częste błędy to błędy językowe, ale też zaniedbanie prawnych wymogów, np. Impressum)
- Częste błędy przy wystawianiu produktów na platformach takich jak Amazon/Ebay wprowadzające w błąd nagłówki lub opisy, używanie znaczków zastreżonych, brak odpowiednich certyfikatów itp.
- Nieprawidłowości w księgowości, niewysyłanie na czas deklaracji podatkowych i pomijanie innych ważnych kwestii księgowo-podatkowych
- Bierność i brak inicjatywy - często przedsiębiorcy ograniczają swoje działania do najprostszych i najwygodniejszych metod, czyli wysłania korespondencji e‑mailowej, zamiast działać proaktwnie, brać udział w takich możliwościach networkingowych, jakie daje nam np. udział w targach, spotkaniach biznesowych, oczywiście z odpowiednim przygotowaniem
