Samochód firmowy w Niemczech

W wyniku kooperacji z kancelarią podatkową ARCOIRIS Steuerberatungsgesellschaft mbH - ekspertem od podatków na niemieckim rynku- poniżej udostępniamy artykuł z wieloma cennymi wskazówkami dotyczącymi rozliczania samochodu firmowego w Niemczech. Tu dowiesz się m.in. jakie podatki obowiązują w przypadku prywatnego korzystania z samochodu służbowego oraz na co warto zwrócić szczególną uwagę!

Często poruszanym zagadnieniem związanym z prowadzeniem firmy w Niemczech jest użytkowanie pojazdów firmowych dla celów prywatnych. Ustawodawca naturalnie dopuszcza taką możliwość, jednak korzystanie z niej wiąże się z pewnymi konsekwencjami podatkowymi. W niniejszym artykule przedstawimy kluczowe informacje, które warto poznać przed rozpoczęciem użytkowania pojazdu firmowego.

Używanie pojazdu służbowego w celach prywatnych może zostać rozliczane przy zastosowaniu jednej z dwóch niżej opisanych metod: metoda ryczałtowa (tzw. metoda 1%) oraz książka przejazdów. Która metoda będzie dla nas korzystniejsza, zależy od kilku czynników, m.in. modelu samochodu oraz jego ceny katalogowej (brutto), odległości pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem pracy, zakresu wykorzystywania pojazdu w celach prywatnych oraz jego rocznego kilometrowego przebiegu. W praktyce przyjęło się, że metoda 1% jest bardziej opłacalna wtedy, gdy samochód służbowy jest często używany do celów prywatnych i regularnie pokonywane są nim długie dystanse. Natomiast dzięki prowadzeniu książki przejazdów można zaoszczędzić pieniądze, jeśli udział użytku prywatnego jest stosunkowo niski.

Metoda ryczałtowa (tzw. metoda 1%, niem. 1-%-Regelung)

Warunkiem stosowania tej metody jest przynależność pojazdu do majątku spółki i jego użytkowanie w sferze prywatnej. Procedura ta może być wykorzystana także w stosunku do aut wypożyczonych czy leasingowanych.

Prywatne użytkowanie pojazdu podlega opodatkowaniu za każdy miesiąc kalendarzowy w wysokości 1% krajowej ceny katalogowej w momencie pierwszej rejestracji wraz z wartością ewentualnego dodatkowego wyposażenia oraz przy uwzględnieniu podatku VAT (§ 6 ust. 1 nr 4 zdanie 2 EStG).

Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, że cena katalogowa dotyczy również pojazdów używanych. W konsekwencji nie ma znaczenia aktualna wartość pojazdu, lecz jego zalecana przez producenta cena detaliczna w momencie pierwszej rejestracji, zaokrąglona w dół do pełnych 100 €.

Przykład:Jan Kowalski, pracownik w spółce Muster GmbH, używa pojazdu należącego do majątku firmy w celach prywatnych. Spółka kupiła ten samochód z drugiej ręki w grudniu 2022 roku. W momencie pierwszej rejestracji (grudzień 2021) cena katalogowa brutto wynosiła 35.700 € (30.000 € netto + 5.700 € VAT). Spółka rozlicza użytkowanie auta przez Jana w celach prywatnych stosując metodę 1%.

W roku 2021 konsekwencje zastosowania metody 1% kształtują się następująco:

4.284 € stanowi dla Jana korzyść wymierną w pieniądzu (niem. Geldwerter Vorteil).

Przejazdy między miejscem zamieszkania a pierwszym miejscem zatrudnienia oraz przejazdy do domu (przy posiadaniu drugiego domu/mieszkania ze względu na pracę)

Zgodnie z § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG w celu prawidłowego rozliczenia przejazdów między miejscem zamieszkania a pierwszym miejscem zatrudnienia, należy, przy stosowaniu metody 1%, uwzględnić jako korzyść wymierną w pieniądzu 0,03% ceny katalogowej auta w momencie jego pierwszej rejestracji za każdy kilometr składający się na odległość między miejscem zamieszkania a zakładem (w skali miesiąca).

W stosunku do przejazdów do domu korzyść wymierna w pieniądzu będzie uwzględniony w wysokości 0,002% ceny katalogowej w momencie pierwszej rejestracji za każdy kilometr odległości. Otrzymana w ten sposób wartość zostanie następnie pomnożona przez ilość przejazdów. Należy jednak zwrócić uwagę, że jeśli pracownik wraca do domu co najwyżej raz w tygodniu, nie powstaje dla niego obowiązek uwzględnienia korzyści wymiernej w pieniądzu. Korzyść ta powstaje wyłącznie dla dodatkowych przejazdów.

Przykład dla przejazdów między miejscem zamieszkania a pierwszym miejscem zatrudnienia: Jan Kowalski używa auta firmowego również w celu dojazdu do swojego zakładu pracy. Jest on oddalony o 20 kilometrów od jego mieszkania.

0,03% x 35.700 € = 11,25 € x 20 km x 12 miesięcy = 2.570,40 €

2.570,40 € stanowi dla Jana korzyść wymierną w pieniądzu

Przykład dla przejazdów do domu: Jan wynajmuje mieszkanie w Niemczech ze względu na zatrudnienie w Muster GmbH, jednak na stałe mieszka w Polsce, gdzie została jego rodzina. Jego miejsca zamieszkania są od siebie oddalone o 220 km. W roku 2022 Jan pokonywał tę odległość co do zasady raz w tygodniu, aby spędzić weekend z rodziną (52 razy w roku). Ponadto miało jednak miejsce 12 dodatkowych przejazdów, które będą stanowiły dla Jana korzyść wyrażoną w pieniądzu.

0,002% x 35.700 € x 220 km x 12= 1.884,96 €

1.884,96 € stanowi dla Jana korzyść wymierną w pieniądzu

Wiemy już, jak traktowana jest korzyść wymierna w pieniądzu po stronie pracownika – stanowi ona część jego wynagrodzenia, od której należy odprowadzić podatek oraz składki socjalne. Jak jednak kształtuje się w tej sytuacji VAT po stronie pracodawcy, czyli spółki?

Bazując na powyższych przykładach możemy uwzględnić następujące części składające się na podstawę obliczeń wysokości podatku VAT, który spółka zobowiązana jest odprowadzić do urzędu skarbowego:

• użytkowanie pojazdu w celach prywatnych: 4.284 €
• przejazdy między mieszkaniem a zakładem: 2.570,40 €
• przejazdy do domu w Polsce: 8.168,16 € (0,002% x 35.700 € x 220 km x 52)

Łączna kwota 15.022,56 € brutto będzie stanowiła dla spółki podstawę obliczenia wysokości VAT (12.624,00 € netto i 2.398,56 € VAT).

Jak widać z powyższych przykładów, co do zasady niemiecka ustawa o VAT (UStG) niejako podąża za ustawą o podatku dochodowym (EStG) w zakresie stosowania metody 1% do ustalenia podstawy zarówno korzyści wymiernej w pieniądzu, jak również wysokości VAT. Należy jednak zwrócić uwagę, że dla VAT nie mają zastosowania obniżone stawki procentowe odpowiednie dla pojazdów elektrycznych i hybrydowych, które zostały opisane w dalszej części tego artykułu.

Książka przejazdów (niem. Fahrtenbuch)

Alternatywą dla metody 1% jest prowadzenie tzw. książki przejazdów. Prywatne użytkowanie auta, a co za tym idzie również korzyść wymierna w pieniądzu, są wówczas uwzględnione w wysokości przypadających na nie faktycznie poniesionych kosztów. W celu ustalenia stosunku przejazdów prywatnych do służbowych prowadzona jest ewidencja poszczególnych podróży.

Wpisy dotyczące przejazdów służbowych powinny zawierać co najmniej następujące dane:

• Datę oraz stan licznika przed rozpoczęciem i po zakończeniu każdej podróży.
• Cel podróży, a przy objazdach także opis trasy.
• Przyczynę odbycia podróży oraz wskazanie odwiedzanych partnerów biznesowych.

Przykład: Krzysztof Kwiatkowski, pracownik firmy Abece GmbH, ewidencjonuje przejazdy autem firmowym za pomocą książki przejazdów. Koszty, jakie powstały w roku 2022 w związku z tym autem wyniosły 10.000 €. Suma kilometrów przypadających na przejazdy prywatne w ciągu całego roku stanowiła 30% sumy wszystkich przejechanych tym autem kilometrów.

30% x 10.000 €= 3.000 €

3.000 € stanowi dla Krzysztofa korzyść wymierną w pieniądzu.

Również pod względem podatku VAT podstawę obliczeń stanowi stosunek sumy kilometrów pokonanych w ramach przejazdów prywatnych do sumy wszystkich przejechanych w ciągu roku kilometrów. Do podróży prywatnych wlicza się także przejazdy między miejscem zamieszkania a zakładem oraz przejazdy do domu, przy posiadaniu dwóch miejsc zamieszkania ze względu na pracę.

Przykład: Krzysztof w roku 2022 używał auta firmowego w celach prywatnych, dojeżdżał nim z miejsca zamieszkania do zakładu pracy oraz jeździł do swojego domu w Polsce. Łączna odległość przypadająca na te podróże wynosiła 6.000 km, przy czym suma pokonanych kilometrów przez to auto w ciągu roku to 20.000 km. Koszty, jakie powstały w związku ze wspomnianym autem wyniosły w roku 2022 10.000 €.

Stosunek sumy kilometrów pokonanych w ramach przejazdów prywatnych do sumy wszystkich przejechanych w ciągu roku kilometrów wynosi 30%. Oznacza to, że podstawą naliczenia VAT jest:

30% x 10.000 € = 3.000 €, a sam VAT wynosi 19% x 3.000 € = 570 €.

A co w przypadku pojazdów elektrycznych i hybrydowych?

Warto wiedzieć, ze opodatkowanie pojazdów elektrycznych w Niemczech różni się od opodatkowania konwencjonalnych pojazdów spalinowych. W przypadku samochodów elektrycznych i hybryd można liczyć na znaczne ulgi podatkowe.

Jeśli używasz prywatnie firmowego pojazdu elektrycznego w cenie katalogowej brutto poniżej 60.000 €, nie musisz płacić podatku 1% ceny katalogowej (w przypadku opodatkowania ryczałtowego), ale tylko 0,25% (obniżona podstawa opodatkowania samochodów służbowych z napędem elektrycznym obowiązuje do roku 2030). Jeśli elektryczny samochód służbowy jest wykorzystywany prywatnie tylko w ograniczonym zakresie, bardziej korzystne może okazać się rozliczanie za pomocą książki przejazdów. Jeśli pojazd elektryczny jest droższy niż 60.000 €, wówczas podlega opodatkowaniu w wysokości 0,5% ceny katalogowej.

Według niemieckiej ustawy Einkommensteuergesetz (EStG) w przypadku pojazdów elektrycznych, od 1.1.2020 obowiązuje:

Według niemieckiej ustawy Einkommensteuergesetz (EStG) w przypadku hybrydowych pojazdów elektrycznych ładowanych zewnętrznie, od 1.1.2020 obowiązuje:

Kwestie wymienione powyżej oczywiście nie zostały omówione w sposób wyczerpujący, a jedynie są sygnałem, na co warto zwrócić uwagę, działając na niemieckim rynku – wszelkie niejasności warto skonsultować z doradcą podatkowym lub prawnym.

Autorzy: H.Gumna & M. Tęcza, ARCOIRIS Steuerberatungsgesellschaft mbH