Prowadzisz firmę w Niemczech lub chcesz działać na tym rynku i szukasz nowych kontrahentów? Zanim zdecydujesz się na współpracę z nowym klientem, warto sprawdzić jego wiarygodność, aby mieć pewność, że masz do czynienia z rzetelnym partnerem biznesowym i nie narażać siebie oraz swojej firmy na ewentualne straty. Taką weryfikację można zlecić odpłatnie wyspecjalizowanej firmie czy doradcy prawnemu lub dzięki różnorodnym narzędziom rynkowym można samemu sprawdzić dany podmiot prawny. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kroki, jakie należy podjąć w tym celu.
Research w sieci
Pierwszym podstawowym etapem jest sprawdzenie informacji na temat potencjalnego partnera w Internecie: sprawdzenie jego strony internetowej i podanych tam informacji (uwaga, na niemieckich stronach należy obowiązkowo umieścić tzw. Impressum, gdzie znajdziemy najważniejsze dane usługodawcy, więcej na temat można przeczytać w artykule: Masz swój biznes w Niemczech i prowadzisz stronę internetową?). Warto też przeglądnąć recenzje firmy w Google lub w social mediach, przy czym należy być świadomym, że nie zawsze jest to całkowicie rzetelne źródło informacji. Po pierwsze opinie są z reguły bardzo subiektywne, a po drugie użytkownicy kont mają możliwość wykupienia pozytywnych recenzji. Jednak niezadowoleni klienci z reguły zostawiają tam też odpowiednie komentarze i recenzje, więc jeśli się one pojawiają, może to być to sygnał ostrzegawczy dla nas.
Weryfikacja danych przedsiębiorstwa w publicznych rejestrach i instytucjach
Następnym ważnym etapem jest sprawdzenie danych podmiotu prawnego w publicznych rejestrach i instytucjach.
Analogicznie do polskiego Krajowego Rejestru Sądowego na rynku niemieckim funkcjonuje Registerportal der Länder, gdzie prowadzony jest rejestr przedsiębiorców (niem. Handelsregister: www.handelsregister.de). Rejestr ten składa się z dwóch sekcji: sekcji ‘’A’’ dla przedsiębiorstw jednoosobowych oraz stowarzyszeń gospodarczych posiadających zdolność prawną oraz sekcji ‘’B’’ dla spółek prawnych, np. GmbH. Udostępniane są tam informacje dotyczące danej firmy, m.in. forma prawna, kapitał zakładowy, zarząd, siedziba, przedmiot działalności, ewentualne oddziały.
W weryfikacji danych firm bardzo pomocny jest także Rejestr Przedsiębiorców Unternehmensregister (https://www.unternehmensregister.de) - centralna platforma udostępniania danych o firmach. Poza tym warto sprawdzić sprawozdania finansowe przedsiębiorców i spółek prawnych udostępniane przez Bundesanzeiger Verlag (www.bundesanzeiger.de).
Ponieważ nie zawsze z powyższych rejestrów jasno wynika, kto ostatecznie ‘’stoi’’ za daną firmą, warto zweryfikować dane także w Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (niem. Transparenzregister), który jest prowadzony w formie elektronicznej, więcej informacji na ten temat umieściliśmy tu: Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. Generalnie do zgłoszenia danych dotyczących rzeczywistych beneficjentów są zobowiązane m.in. podmioty prawne (np. GmbH, AG, stowarzyszenie zarejestrowane, fundacje posiadające zdolność prawną) i spółki osobowe (KG, OHG, PartG), jak również fundacje nieposiadające zdolności prawnej, trusty i podobne struktury prawne. W rejestrze tym znajdziemy pełne dane dotyczące faktycznego beneficjenta, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce zamieszkania, obywatelstwo, a także zakres i rodzaj interesu gospodarczego, wynikające z pozycji beneficjenta rzeczywistego.
Niestety w powyższych portalach nie znajdziemy informacji wszystkich firm na rynku niemieckim, gdyż nie wszystkie firmy w Niemczech podlegają obowiązkowej rejestracji w rejestrze sądowym czy publikacji sprawozdań finansowych (z reguły mniejsze firmy i jednoosobowe działalności gospodarcze wyłączone są z tego obowiązku, a jeżeli osoba fizyczna jest wpisana w niemieckim rejestrze handlowym, to widnieć tam będzie pod symbolem e.K. – eingetragener Kaufmann). Jeśli natomiast nie widnieją tam dane firmy, w celach weryfikacji pozostaje nam już bezpośrednie zgłoszenie się do lokalnego (w zależności od siedziby danej jednoosobowej działalności gospodarczej) Urzędu Miasta, ewentualnie też do Izby Rzemieślniczej.
Poza tym na stronie Bundesamt für Justiz (https://www.bundesjustizamt.de) w dziale ‘’Centralny Rejestr Handlowy ‘’ (niem. Gewerbezentralregister) na uzasadniony wniosek można odpłatnie uzyskać zaświadczenie o niekaralności (niem. Führungszeugnis) oraz wypis z centralnej ewidencji działalności gospodarczej (niem. Auskunft aus dem Gewerbezentralregister. Uwaga, wbrew panującemu przekonaniu, nie jest to odpowiednik polskiego CEIDG).
Gdzie sprawdzić europejski Numer do celów VAT (VAT-EU)?
Przed zawarciem jakichkolwiek transakcji, przy usługach wewnątrzwspólnotowych warto również sprawdzić prawidłowość europejskiego numeru VAT (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, skrót USt-IdNr.) naszego kontrahenta. Można to sprawdzić online, np. na stronie Bundeszentralamt für Steuern (https://evatr.bff-online.de/eVatR).
Sprawdzenie wypłacalności firmy
Na portalu meineSCHUFA (https://www.meineschufa.de) można uzyskać raporty firmowe i kredytowe przedsiębiorstw (SCHUFA-BonitätsAuskunft oraz SCHUFA-UnternehmensAuskunft). W sektorze biznesowym bardzo praktyczne są sprawozdania prowadzone przez tzw. wywiadownie gospodarcze, a jedną z najpopularniejszych jest CREDITREFORM ( https://www.creditreform.de).
Kolejnym ważnym etapem jest weryfikacja potencjalnego kontrahenta w Centralnym Portalu Egzekucyjnym (niem. das Gemeinsame Vollstreckungsportal der Länder), gdzie prowadzany jest rejestr dłużników (https://www.vollstreckungsportal.de). Ponadto warto także sprawdzić, czy wobec danego podmiotu prawnego nie jest prowadzone np. postępowanie upadłościowe – można to zweryfikować na portalu obwieszczeń upadłościowych Insolvenzbekanntmachungen (https://neu.insolvenzbekanntmachungen.de).
Uzyskanie powyższych raportów jest z reguły odpłatne i możliwe dla zarejestrowanych użytkowników tylko, gdy podany zostaje uzasadniony powód dla pobrania tych informacji.
Kwestie wymienione powyżej oczywiście nie zostały omówione w sposób wyczerpujący, a jedynie są sygnałem, na co warto zwrócić uwagę, działając na niemieckim rynku.
